Политика за поверителност

1. Въведение

Поверителността и защитата на личните данни на нашите пациенти и посетители на сайта са от съществено значение за нас. Настоящата Политика описва как „Индивидуална практика за специализирана медицинска помощ по дентална медицина - ортодонтия ГреОрто“ ЕООД, работещо под марката GreOrtho, събира, обработва, съхранява и защитава Вашите лични данни.

Политиката е изготвена в съответствие със Закона за защита на личните данни (ЗЗЛД), Регламент (ЕС) 2016/679, Закона за здравето, Закона за лечебните заведения и приложимата подзаконова нормативна уредба в Република България.

2. Администратор на лични данни

Администратор на личните Ви данни е:

„Индивидуална практика за специализирана медицинска помощ по дентална медицина - ортодонтия ГреОрто“ ЕООД

• ЕИК: 130962257
• Седалище и адрес на управление: гр. София 1715, район Триадица, ул. „Котленски проход“ № 20, вх. Б, ет. 4, офис 2
• Телефон: +359 888 922 654; +359 2 952 4556
• Електронна поща: gretayordanova@gmail.com
• Уебсайт: orthodontia-bg.com

3. Контакт по въпроси за лични данни

Към момента не сме задължени да определим длъжностно лице по защита на данните по чл. 37 от Регламента. Въпроси и искания, свързани с Вашите лични данни, можете да отправяте на:

• Електронна поща: gretayordanova@gmail.com (с тема „лични данни“)

Разглеждаме всяко искане и отговаряме в сроковете, предвидени в приложимото законодателство.

4. Категории лични данни

4.1. Идентификационни данни и данни за контакт

Име и фамилия, телефонен номер, електронна поща.

4.2. Данни от формата за запазване на час

При попълване на формата на уебсайта Вие предоставяте: име и фамилия, телефонен номер, имейл (по желание) и свободен текст в полето „Допълнителна информация“.

Ако в свободния текст споделите сведения за здравословното си състояние (оплаквания, симптоми, медицинска история), те се третират като специална категория лични данни за здравословното състояние по чл. 9, пар. 1 от Регламента и като здравна информация по чл. 27 от Закона за здравето. Подробна медицинска анамнеза събираме на първото лично посещение в клиниката, не през уебсайта. Моля, изпращайте чрез формата само собствени данни или данни на дете, за което упражнявате родителски права, настойничество или попечителство.

4.3. Здравни данни в хода на лечението

След като станете наш пациент, в клиниката обработваме следните данни за Вашето здравословно състояние:

• медицинска и дентална анамнеза;
• диагнози, симптоми и оплаквания;
• алергии към анестетици, латекс, метали или медикаменти;
• приемани медикаменти;
• рентгенови снимки, 3D скенери и други образни изследвания;
• фотографии на устната кухина и лицево-челюстната област;
• информирани съгласия и подписани лечебни планове;
• данни за извършените манипулации и използваните апарати;
• контролни прегледи и евентуални усложнения.

4.4. Финансови и платежни данни

Данни за извършени плащания и фактури - обработват се съгласно Закона за счетоводството и приложимото данъчно законодателство.

4.5. Технически данни от ползване на сайта

IP адрес, тип и версия на браузъра и операционната система, време на достъп, разглеждани страници. Тези данни се обработват автоматично от хостинг доставчика за сигурност и нормална работа на сайта. При изпращане на формата за запазване на час IP адресът Ви може да се обработва за кратък срок (до няколко часа) с единствена цел защита от злоупотреби - ограничаване на автоматизирани и прекомерно чести заявки. Не използваме бисквитки за анализ или маркетинг.

4.6. Задължително и доброволно предоставяне на данни

Във формата за запазване на час името и телефонният номер са необходими, за да обработим заявката Ви - без тях не можем да се свържем с Вас. Имейлът и полето „Допълнителна информация“ са доброволни. В хода на лечението предоставянето на пълна и вярна здравна информация (включително за алергии и приемани медикаменти) е необходимо за безопасното планиране и провеждане на лечението, а воденето на медицинска документация е наше законово задължение. Отказът да бъде предоставена такава информация може да направи невъзможно започването или продължаването на лечението.

5. Цели и правни основания

5.1. Организиране на консултация и предоставяне на лечение

Обработваме идентификационните Ви данни, данните от формата и здравните данни, за да организираме консултацията и да Ви предоставим ортодонтско лечение.

Правно основание: чл. 6, пар. 1, букви „б“ и „в“ и чл. 9, пар. 2, букви „а“ и „з“ от Регламента във връзка с чл. 27 и чл. 28 от Закона за здравето и Закона за лечебните заведения.

5.2. Изготвяне на лечебен план и информирано съгласие

Преди започване на лечение изготвяме индивидуален лечебен план и документираме информираното Ви съгласие.

Правно основание: чл. 6, пар. 1, букви „б“ и „в“ и чл. 9, пар. 2, буква „з“ от Регламента във връзка с чл. 87 от Закона за здравето.

5.3. Финансови операции, фактуриране и счетоводство

Приемаме плащания, издаваме фактури и водим счетоводна отчетност за предоставените услуги.

Правно основание: чл. 6, пар. 1, букви „б“ и „в“ от Регламента във връзка със Закона за счетоводството, ДОПК, ЗДДС и Закона за ограничаване на плащанията в брой.

5.4. Комуникация с пациенти и потенциални пациенти

Отговаряме на Ваши запитвания, потвърждаваме и напомняме за насрочени часове.

Правно основание: чл. 6, пар. 1, букви „б“ и „е“ от Регламента.

5.5. Спазване на законови задължения

Водим медицинска документация и предоставяме информация на компетентни органи, когато закон ни задължава да го направим.

Правно основание: чл. 6, пар. 1, буква „в“ от Регламента.

5.6. Сигурност на ИТ системите

Защитаваме уебсайта и системите си от кибер заплахи и контролираме достъпа до тях - включително чрез краткосрочното ограничаване на автоматизирани заявки към формата за запазване на час.

Правно основание: чл. 6, пар. 1, буква „е“ от Регламента - легитимният ни интерес да гарантираме сигурността на системите си.

5.7. Защита на правни претенции

Съхраняваме документация, която може да ни е необходима за защита срещу евентуални рекламации или искове.

Правно основание: чл. 6, пар. 1, буква „е“ и чл. 9, пар. 2, буква „е“ от Регламента.

5.8. Публикуване на клинични случаи на уебсайта

В раздел „Резултати“ на уебсайта публикуваме снимки „преди и след“ от реални клинични случаи - единствено с изричното съгласие на пациента, а за деца - на родителя, настойника или попечителя. Кадрите обхващат само устата и долната част на лицето и се публикуват без име и без други идентифициращи данни. Съгласието може да бъде оттеглено по всяко време, след което снимките се премахват от сайта; оттеглянето не засяга законосъобразността на обработването преди него.

Правно основание: чл. 6, пар. 1, буква „а“ и чл. 9, пар. 2, буква „а“ от Регламента - Вашето изрично съгласие.

5.9. Маркетингови комуникации

Към момента не извършваме маркетингови комуникации през уебсайта. Ако в бъдеще започнем такива, те ще се изпращат само с Вашето предварително съгласие, което ще можете да оттеглите по всяко време.

Правно основание: чл. 6, пар. 1, буква „а“ от Регламента - Вашето съгласие.

6. Получатели на лични данни

Достъп до Вашите лични данни имат ограничен брой служители на клиниката и обработващи лични данни, които действат под наши указания въз основа на писмени договори по чл. 28 от Регламента.

6.1. Вътрешни получатели

Лекарите по дентална медицина и останалите членове на екипа на клиниката - всички обвързани със задължение за професионална и медицинска тайна и с достъп само до данните, необходими за изпълнение на функциите им.

6.2. Външни обработващи лични данни

За техническата работа на уебсайта ползваме следните доставчици:

• Cloudflare, Inc. (САЩ) - хостинг на сайта, мрежа за доставка на съдържание и защита от автоматизирани атаки.
• Resend, Inc. (САЩ) - техническа доставка на имейл известията, генерирани от формата за запазване на час. Данните преминават през тази услуга само за изпращане на конкретното съобщение.

В хода на лечението получатели на лични данни могат да бъдат и:

• Зъботехнически лаборатории и производители на индивидуални ортодонтски апарати - получават само данните, необходими за изработката на назначения апарат (модели, дигитални отпечатъци, предписание).
• Лица, предоставящи ни счетоводни услуги - във връзка с изпълнението на счетоводните и данъчните ни задължения.

6.3. Държавни органи и публични институции

Министерство на здравеопазването, Изпълнителна агенция „Медицински надзор“, Регионална здравна инспекция, Национална здравноинформационна система (НЗИС), Български зъболекарски съюз, Национална агенция за приходите, Комисия за защита на личните данни, съдилища и органи на досъдебното производство - в случаите и в обема, предвидени от закон.

6.4. Самостоятелни администратори

При плащане по банков път обслужващата Ви банка обработва данните за превода в качеството си на самостоятелен администратор на лични данни.

7. Международни трансфери

Cloudflare и Resend са установени в САЩ. Когато се предават лични данни до САЩ, трансферите се извършват въз основа на:

• Рамката за защита на личните данни ЕС-САЩ (EU-US Data Privacy Framework), предмет на решение на Европейската комисия относно адекватното ниво на защита по чл. 45 от Регламента - Cloudflare и Resend са сертифицирани по тази рамка;
• стандартни договорни клаузи, одобрени от Европейската комисия (чл. 46, пар. 2, буква „в“ от Регламента), включени в договорите ни за обработване на данни с тези доставчици.

Копие от приложимите гаранции можете да получите при поискване на контактите, посочени в раздел 15.

8. Срокове на съхранение

Съхраняваме и обработваме личните Ви данни само толкова дълго, колкото е необходимо за постигане на целите, за които са събрани, и за периода, предвиден в действащото законодателство на Република България и на Европейския съюз.

• Данни от формата за запазване на час - ако след заявката не се стигне до преглед, изтриваме ги до 6 месеца след приключване на комуникацията с Вас.
• Медицинска документация - за сроковете, определени в приложимата нормативна уредба, които за отделните видове медицински документи са различни.
• Счетоводни и данъчни документи - 10 години за счетоводни регистри и финансови отчети и 50 години за ведомости за заплати (чл. 12 от Закона за счетоводството, чл. 38 от ДОПК).
• Документация за защита при правни претенции - до изтичане на приложимите давностни срокове, по правило 5 години (чл. 110 от Закона за задълженията и договорите).

След отпадане на основанието за обработване и изтичане на приложимите срокове личните Ви данни се изтриват сигурно или се анонимизират по необратим начин.

9. Сигурност на личните данни

Прилагаме подходящи технически и организационни мерки за защита на личните Ви данни срещу неразрешен или незаконен достъп, случайна загуба, унищожаване или увреждане:

• контрол на физическия достъп до помещенията и архивите на клиниката;
• криптирана връзка (HTTPS/TLS) при предаване на данни през уебсайта;
• строг контрол на достъпа на принципа „необходимо знание“;
• писмени договори с всички обработващи лични данни по чл. 28 от Регламента;
• задължение за професионална и медицинска тайна за всички служители;
• политика за реакция при инциденти, свързани със сигурността.

При нарушение на сигурността, което създава висок риск за Вашите права, ще Ви уведомим без неоснователно забавяне съгласно чл. 34 от Регламента и ще уведомим Комисията за защита на личните данни съгласно чл. 33 от Регламента.

10. Вашите права

Като субект на лични данни разполагате със следните права, които можете да упражните по всяко време:

• 10.1. Право на достъп (чл. 15 от Регламента) - да получите потвърждение дали обработваме Ваши данни, копие от тях и информация за обработването.
• 10.2. Право на коригиране (чл. 16) - да поискате коригиране или допълване на неточни или непълни данни.
• 10.3. Право на изтриване (чл. 17) - при определени условия. Това право е ограничено по отношение на медицинската документация, която сме длъжни да съхраняваме съгласно закона.
• 10.4. Право на ограничаване на обработването (чл. 18) - при оспорване на точността на данните или при незаконосъобразно обработване.
• 10.5. Право на преносимост (чл. 20) - да получите данните си в структуриран, общоупотребим и машинночетим формат. Прилага се за данни, които се обработват автоматизирано въз основа на съгласие или договор.
• 10.6. Право на възражение (чл. 21) - срещу обработване, основано на легитимен интерес.
• 10.7. Право да оттеглите съгласието си по всяко време, без това да засяга законосъобразността на обработването въз основа на съгласие преди оттеглянето му.
• 10.8. Право на жалба пред надзорен орган - вж. раздел 11.

Можете да упражните тези права, като ни изпратите искане на gretayordanova@gmail.com. За идентифициране на самоличността Ви можем да поискаме допълнителна информация. Упражняването на тези права е безплатно, като първото копие от обработваните данни се предоставя безплатно; за допълнителни копия, както и при явно неоснователни или прекомерни искания, може да бъде наложена разумна такса (чл. 12, пар. 5 и чл. 15, пар. 3 от Регламента).

11. Право на жалба пред надзорен орган

Ако смятате, че обработването на Вашите лични данни нарушава приложимото законодателство, имате право да подадете жалба пред:

Комисия за защита на личните данни (КЗЛД)

• Адрес: гр. София 1592, бул. „Проф. Цветан Лазаров“ № 2
• Телефон: +359 2 915 35 18
• Електронна поща: kzld@cpdp.bg
• Уебсайт: www.cpdp.bg

Подаването на жалба не Ви лишава от правото на ефективна съдебна защита по чл. 78 и чл. 79 от Регламента.

12. Автоматизирано вземане на решения

Не вземаме спрямо Вас решения, основани изключително на автоматизирано обработване (включително профилиране), които пораждат правни последици или Ви засягат съществено по сходен начин.

13. Лични данни на деца

Съгласно чл. 87 от Закона за здравето при лечение на малолетни пациенти (под 14 години) информираното съгласие се изразява от родител или настойник, а при непълнолетни пациенти (от 14 до 18 години) се изисква както съгласието на самия пациент, така и съгласието на родител или попечител. Когато обработването на лични данни на дете под 14 години се основава на съгласие, то се дава от упражняващия родителски права родител или от настойника (чл. 25в от ЗЗЛД). Не насочваме съзнателно маркетингови съобщения към лица под 18 години.

14. Промени в Политиката

Можем да актуализираме настоящата Политика, за да отразим промени в нашите практики или в приложимото законодателство. Актуалната версия се публикува на тази страница, с дата на влизане в сила в горната ѝ част. При съществени промени, които засягат правата Ви, ще Ви уведомим по подходящ начин.

15. Контакти

За всякакви въпроси, искания или притеснения относно настоящата Политика и обработването на Вашите лични данни:

„Индивидуална практика за специализирана медицинска помощ по дентална медицина - ортодонтия ГреОрто“ ЕООД

• Адрес: гр. София 1715, ул. „Котленски проход“ № 20, вх. Б, ет. 4, офис 2
• Електронна поща: gretayordanova@gmail.com
• Телефон: +359 888 922 654; +359 2 952 4556